As vantagens da aprendizagem no fluxo de trabalho

Muitos funcionários só se envolvem diretamente com Treinamento e Desenvolvimento (T&D) sempre que necessário. Durante esses períodos, normalmente é difícil equipar todos com as ferramentas de que precisam a tempo de enfrentar os desafios.

O fato é que as pessoas aprendem realizando tarefas e aprendendo com seus erros até finalmente acertarem. Essa é a maneira natural de aprender, então por que mais organizações não adotam essa abordagem? Muitos estão simplesmente presos a uma abordagem de treinamento tradicional rígida e inflexível.

Tecnologias disruptivas, funcionários capacitados e uma força de trabalho acostumada a abordagens autodirigidas mudaram o cenário do aprendizado. A aprendizagem é uma tarefa pessoal e os empregadores devem atender às necessidades de treinamento de sua força de trabalho. Aprender no fluxo do trabalho é o caminho do futuro.

Por que aprender no fluxo do trabalho?

A aprendizagem no fluxo de trabalho é o processo de desenvolvimento de treinamentos que são incorporados à jornada normal de trabalho de um funcionário, criando um conteúdo de fácil acesso.

Da mesma forma, no mundo do marketing, preferimos ajuda contextual, como passar o mouse sobre um botão de “taxa” para ver o detalhamento da taxa em vez de consultar outro documento. Preferimos uma demonstração de 15 segundos no contexto do site, quando nossas lojas virtuais favoritas refazem o layout do site, em vez de assistir a um vídeo longo sobre a atualização, navegação e todos os novos recursos do site. Em suma, queremos que nossas experiências sejam fáceis e perfeitas.

A estratégia eficaz de aprendizado no local de trabalho é semelhante à estratégia de um profissional de marketing a esse respeito. O conteúdo de aprendizagem deve estar facilmente disponível para um funcionário quando ele precisar.

Aprender no fluxo de trabalho é uma experiência de aprendizado melhor porque envolve colocar novas informações em prática enquanto o funcionário está fazendo seu trabalho. Como todos sabemos, a experiência supera a memorização. Com o treinamento tradicional, os funcionários memorizam as informações e precisam relembrá-las no momento de necessidade, o que pode ocorrer semanas após o momento em que aprenderam. O aprendizado no fluxo do treinamento de trabalho faz com que o funcionário aprenda as informações conforme necessário. Qual método você acha que é o mais útil?

Esse treinamento deve envolver o funcionário e, ao mesmo tempo, ser relevante para o seu trabalho. O conteúdo consiste em quatro características: transparente, acessível, relevante e envolvente. Os alunos ativos estão mais engajados com seu trabalho e tendem a ter mais confiança em suas habilidades.

Curadoria

O principal desafio para criar o sistema adequado para o aprendizado da força de trabalho é garantir que os funcionários tenham acesso às informações certas nos momentos certos. Tradicionalmente, as empresas teriam uma biblioteca de conteúdo ou outro recurso de aprendizado para atender a essa necessidade, mas isso cria mais trabalho quando os funcionários precisam vasculhar manuais complicados, pastas de treinamento, recursos on-line difíceis de pesquisar, aulas de treinamento, e-Learning ou outros meios de obter informações para apoiar o seu trabalho. É por isso que precisamos de uma abordagem mais moderna.

Há uma enorme quantidade de informações disponíveis dentro de uma empresa, por isso não é possível saber tudo — portanto, a chave para superar esses desafios é criar pontos de acesso fáceis. Isso fornece aos funcionários as ferramentas para se conectarem prontamente às informações de que precisam quando precisam. Por exemplo, podem ser qualquer coisa, desde ajudas de trabalho concisas, um repositório facilmente pesquisável de procedimentos claros, o ícone de “ajuda” a bots de bate-papo e plataformas de adoção digital em contexto.

Claro, há algumas informações críticas que são necessárias no momento que não podem ser aprendidas instantaneamente – há habilidades fundamentais que um funcionário precisa para fazer seu trabalho ou informações que devem ser memorizadas para tomar decisões em frações de segundo. Estes são geralmente incluídos como parte de um pacote de treinamento abrangente fora do fluxo de trabalho. Mas para situações em que as informações podem ser “pesquisadas”, o aprendizado do fluxo de trabalho pode ser eficaz.

Onde o T&D encontra o aprendizado de fluxo de trabalho

O tempo é sempre um fator limitante. A chave é ajudar os trabalhadores a encontrar as informações de que precisam para realizar seu trabalho sem fornecer informações em excesso. Sabemos que ninguém tem tempo para se comprometer com horas de treinamento regular. No entanto, a maioria das pessoas pode encontrar alguns minutos de sobra no contexto de seu trabalho.

Devemos aproveitar esses momentos fornecendo acesso a recursos direcionados que beneficiarão tanto a empresa quanto o funcionário. Essa reinvenção da experiência de aprendizado não afetará negativamente a produtividade de um aluno, mas se concentrará em momentos-chave com pequenas explosões de informações concisas e relevantes.

Aplicando o aprendizado de fluxo de trabalho em aplicações práticas

O aprendizado de fluxo de trabalho requer uma abordagem diferente do treinamento tradicional. Deve chegar ao aluno no momento de necessidade e transmitir a informação certa. Isso não apenas leva tempo durante o projeto inicial, mas também requer uma governança cuidadosa. O T&D deve desenvolver processos que garantam que o conteúdo seja mantido relevante, para que os trabalhadores não obtenham informações desatualizadas.

Com isso dito, o primeiro passo é estabelecer a estrutura geral para que ela atenda às necessidades diárias do aluno.

Existem cinco momentos distintos de necessidade para os quais o L&D deve selecionar o conteúdo de aprendizagem e são os seguintes:

  • Funcionários que estão aprendendo pela primeira vez.
  • Funcionários que desejam aprender mais.
  • Durante o processo de trabalho, quando os trabalhadores estão aplicando as informações.
  • Durante o processo de trabalho, quando algo dá errado.
  • Alterações nas ferramentas essenciais ou no próprio processo de trabalho.

Existem princípios específicos que o T&D utiliza para fornecer informações no momento da necessidade. Na maioria dos casos, as informações são incorporadas a um processo de trabalho para que estejam prontamente disponíveis. No entanto, algumas tarefas podem exigir pontos de acesso diferentes. O princípio-chave é fornecer apenas a quantidade mínima de informações necessárias para executar efetivamente o processo de negócios. Essas informações também devem ser fornecidas com o mínimo de interrupção possível.

O método de entrega ideal é por meio da interatividade incorporada ao próprio processo de trabalho. Ele responde a uma pergunta específica dentro do processo quando necessário. A orientação interativa guiará o usuário por um processo passo a passo na tela à medida que ele interage com ele. Animações e narrações também podem ser adicionadas a esse método de entrega.

É claro que nem todo processo pode usar tecnologia incorporada, então é aí que as ferramentas de colaboração social entram em ação. Isso geralmente é alcançado por meio de mensagens instantâneas no local de trabalho ou bate-papos ao vivo. A chave é certificar-se de que o sistema está configurado de forma a obter uma resposta rápida.

Incorporando T&D no Ambiente de Trabalho Moderno

Vimos uma transformação na forma como as empresas apoiam o desempenho de seus funcionários. A flexibilidade é um aspecto crítico da aprendizagem no fluxo de trabalho.

O treinamento tradicional ainda é visto por algumas organizações como uma distração e irrelevante para o trabalho. Ou seja, até que a falta de treinamento comece a afetar o desempenho. Por que esperar até que isso afete o desempenho? Olhando para o quadro geral, apoiar o desempenho no fluxo de trabalho não é uma distração do fluxo normal de trabalho. É parte integrante dele.

O T&D combina informações just-in-time com desempenho para fornecer aos trabalhadores a capacidade de resolver problemas enquanto fazem seu trabalho. Em vez de serem interrompidos ou distraídos de seu trabalho, os funcionários podem manter sua produtividade e obter soluções imediatas.

Conclusão

Aprender no fluxo de trabalho não é exatamente um conceito novo. No entanto, a tecnologia nos permite levá-lo para o próximo nível. É hora de as organizações melhorarem seu jogo e reconsiderarem sua abordagem de treinamento. Comece a se concentrar na força de trabalho do dia-a-dia e encontre maneiras de incorporar o aprendizado no fluxo de trabalho.

Vá em frente e puxe a alavanca. Se você está esperando o momento certo, ele já está aqui. Certifique-se de que os maiores ativos de sua organização, as pessoas, sejam eficazes em suas funções.

Fonte: https://trainingindustry.com/