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Estruture reuniões virtuais em equipe com equidade e diversidade

Funcionários engajados contribuem mais, são mais saudáveis, mais satisfeitos e têm menos probabilidade de rotatividade. Porém, aumentar o engajamento por meio da inclusão e da igualdade nas reuniões da equipe requer mais do que boas intenções – requer um bom design.

Para maior inclusão e equidade é necessário aplicar este pensamento estrutural às interações virtuais com a equipe. Confira algumas dicas.

1. Alocar tempo com equidade em mente

Como você gasta seu tempo e o tempo de sua equipe é um forte indicador de seus verdadeiros valores e prioridades. Se um tópico, desafio, prática – ou pessoa – recebe pouco tempo ou atenção, todos na equipe passam a acreditar que esse tema ou pessoa não é importante.

Durante suas reuniões, como o tempo é alocado para diferentes pessoas? Quem está escalado para falar? Quem pode fazer perguntas? Quem é solicitado por suas ideias e contribuições? Quem é bem-vindo para falar sem um convite explícito?

Para um tópico ou objetivo específico, os membros da equipe com experiência mais profunda naturalmente obterão mais tempo. No entanto, nenhum membro da equipe deve sempre ter mais tempo do que os outros.

Vamos ver algumas maneiras de aumentar o engajamento e obter a voz de todos:

  • Crie uma prática de equipe onde todos falam uma vez antes que alguém fale duas vezes .
  • Quando você quiser avaliar a reação ou o status da equipe, use um breve check-in estruturado para incluir todos. Os exemplos são dar a cada pessoa 30-60 segundos para falar quando um tópico é introduzido, verificações de uma palavra (por exemplo, como as pessoas se sentem sobre informações impactantes que acabaram de ser compartilhadas?) E pesquisas de polegar (like) para determinar se a equipe está pronta para encerrar um tópico (sim / não / preciso de mais).
  • Use um cronometrista para ajudar a evitar que cada indivíduo ultrapasse o tempo alocado. Mas aborde a cronometragem positivamente como uma forma de ajudar a garantir que todos tenham a chance de falar, em vez de um papel negativo ou policial.
  • No meio da discussão de um tópico, abra espaço para que novas pessoas falem . Para evitar colocar pessoas tímidas em risco, considere um convite geral como: “Gostaria de convidar qualquer pessoa que ainda não falou para fazê-lo agora”.
  • Faça trabalhos pontuais (por exemplo, análise, planejamento, brainstorming) em salas de grupo com 3 a 5 pessoas cada e, em seguida, faça com que cada grupo se reporte ao grupo principal. Isso cria mais espaço para que todos participem de um ambiente mais intimista e também aumenta a produtividade.

2. Distribuir autoridade com funções rotativas

Outra maneira de obter mais vozes na sala é conferir autoridade a diferentes funções e alternar essas funções entre os participantes da reunião. Particularmente em grupos grandes, isso pode ser poderoso. Quando alguém assume uma função é encarregado de agir de maneiras que, de outra forma, não se sentiriam confortáveis ​​em fazer, e os outros membros da equipe normalmente aceitam suas ações nessa função.

Algumas funções a serem consideradas:

Facilitador: define objetivos, dê instruções, oriente os participantes a permanecerem no tópico e no tempo, gerencie mudanças na agenda (por exemplo, adicionar tempo, adiar tópicos, adicionar tópicos).

Apresentador do tópico: se alguém tiver um interesse ou conhecimento mais profundo em um determinado tópico, pode ser designado para apresentá-lo ou para servir como um especialista que outros possam consultar.

Cronômetro: define o tempo conforme designado para um tópico ou palestrante. Alerta a equipe ou palestrante conforme necessário.

Desafiador: faz perguntas para desafiar um plano ou abordagem proposta e, especialmente, para desafiar as suposições subjacentes.

Comentarista: dita a dinâmica da reunião (por exemplo: apenas o pessoal de operações está falando e o administrador e a equipe de vendas ficaram em silêncio)? Por que não estão participando (existe algum mal estar na reunião ou ou alguns aspectos estão sendo negligenciados)?

Anotações: registre ideias, decisões, perguntas, itens de ação – o que for útil para a equipe. Capturar e recapitular palavras específicas pode ajudar a equipe a esclarecer o que realmente significava ou o que deseja que aconteça. Ter um resumo dos principais elementos após uma reunião pode ser útil como referência e para prestação de contas.

Nem todas essas funções são necessárias em todas as reuniões. No entanto, usá-los quando necessário traz novas perspectivas para suas interações.

3. Use atividades estruturadas

Por atividades estruturadas, entende-se um conjunto de instruções para os participantes seguirem com funções e etapas sequenciadas de tempo limitado. Por exemplo, uma atividade de encerramento em que cada participante compartilha um insight de destaque que está tirando da reunião em 3 frases ou menos. As atividades estruturadas podem ser usadas para fazer o check-in, explorar um tópico, conhecer uns aos outros, desenvolver habilidades como sintonização, ouvir, empatia, dar feedback e definir limites e muito mais. As atividades estruturadas oferecem vários benefícios:

  • Fornecem foco e limites de tempo, a base para a responsabilidade;
  • Convidam todos a participar igualmente;
  • Concentram muito engajamento em um período de tempo relativamente curto;
  • Tendem a solicitar informações que de outra forma não teriam surgido;
  • Constroem habilidades e hábitos para melhor comunicação, flexibilidade e adaptabilidade; e,
  • Pequenos investimentos podem proporcionar grandes mudanças comportamentais ao longo do tempo.

A combinação de estrutura, responsabilidade e espaço para que todos falem é poderosa.

4. Use Mini-Scripts: pequenos procedimentos passo-a-passo para interações desafiadoras.

Para interações que parecem mais arriscadas, apenas ter a oportunidade de falar não é suficiente. Quando as pessoas temem as consequências sociais e emocionais – e às vezes profissionais – se uma interação for insatisfatória, elas lutam para saber o que dizer e como. Frequentemente, eles preferem permanecer em silêncio.

Isso é uma perda real para a equipe porque, quando tópicos complicados vão bem, eles podem quebrar congestionamentos e abrir novas possibilidades. Bons candidatos para mini-scripts incluem levantar um problema, oferecer e receber feedback, oferecer e solicitar ajuda, pedir consentimento, dizer não construtivamente e revelar o impacto (positivo ou negativo) das palavras ou ações de alguém.

Os mini-scripts fornecem um modelo que todos na equipe conhecem. Um mini-script bem elaborado ajuda as pessoas a dizerem as coisas de forma concisa e clara em um formato acordado. Todos conhecem as etapas e suas opções, o que ajuda a reduzir a ansiedade de todas as partes. Isso permite que as pessoas iniciem mais conversas, e a estrutura ajuda as pessoas a alcançarem resultados bem-sucedidos, seja individualmente ou em grupo.

Eles também podem ser mais curtos, com uma única frase; por exemplo, um mini-script para oferecer ajuda é “Como seria o suporte?” Essa pergunta aparentemente simples evita as principais armadilhas de presumir que você sabe o que a outra pessoa precisa ou deseja e de agir de acordo com essas suposições sem o consentimento dela. Transmite seu desejo de ajudar e também lhes dá controle. E dá a eles a chance de se sentirem ouvidos, já que você estará ouvindo depois de fazer a pergunta. Particularmente se alguém está preocupado, chateado ou se sentindo sozinho, o controle, o apoio e a escuta podem fazer uma grande diferença.

A resposta pode ser um pedido específico ou “Obrigado, talvez mais tarde” ou “Você conversará sobre isso comigo e me ajudará a descobrir?” Qualquer que seja a resposta, o ponto de partida será o que eles podem aceitar no momento, não suas suposições sobre o que precisam ou desejam.

Mini-scripts podem parecer artificiais a princípio porque não são uma linguagem natural. São linguagem destilada, projetada para clareza, simplicidade, franqueza e, acima de tudo, para o sucesso. Mas podem se tornar uma espécie de atalho para sua equipe, como jargões ou piadas internas. Essas frases curtas contêm muito significado, e o simples fato de que você as conhece e as usa reforça o pertencimento à equipe.

Lembre-se, ao buscar aumentar a inclusão e a equidade em sua equipe, estruture o trabalho pesado para apoiar o crescimento e a transformação de sua equipe.

Fonte: https://elearningindustry.com/

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