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Melhores Práticas para Integração de Novos Colaboradores

Contratar, demitir e recontratar pode parecer um ciclo interminável. Você passa por todo o trabalho de coletar inscrições, entrevistar candidatos e integrar novos colaboradores, apenas para que eles tenham um desempenho inferior ou decidam que o trabalho não é para eles, afinal.

Este cenário não é incomum: uma pesquisa realizada com 1.000 trabalhadores norte-americanos pela BambooHR descobriu que impressionantes 68% deles deixaram o emprego nos primeiros três meses após serem contratados; 31% saíram no prazo de seis meses: prova contundente de que os primeiros três meses de emprego são fundamentais para reter novas contratações e poupar tempo e dinheiro a longo prazo.

Uma parte crucial dos primeiros três meses é o processo de integração do colaborador, que começa quando o candidato aceita a oferta de emprego e continua até a integração com a equipe. A experiência de integração de um colaborador é uma grande influência na decisão de continuar trabalhando com sua organização. Um processo eficaz de integração de colaboradores pode ajudar a garantir que os novos contratados se sintam preparados para quaisquer desafios que surjam, sejam esses desafios relacionados ao trabalho ou interpessoais. A maioria das organizações oferece orientação ao colaborador, que traz diversos benefícios para novas contratações.

Embora você provavelmente queira personalizar a integração de seus colaboradores para atender às necessidades de seu setor e organização, familiarizar-se com algumas práticas recomendadas para integração de novos colaboradores pode ajudar sua organização a:

– Aumentar o envolvimento e a retenção dos colaboradores.
– Estabelecer um ambiente de trabalho positivo e produtivo para novas contratações.
– Simplificar o processo de integração com estratégias modernas e eficazes.
– Melhorar a experiência dos colaboradores atuais e possíveis novas contratações.

Então, o que uma organização deve fazer?

Vamos conhecer algumas práticas recomendadas de onboarding que podem ajudar todas as organizações na integração de novos colaboradores:

1.Comece antes do primeiro dia

O primeiro dia em um novo emprego é, na maioria das vezes, cansativo. Seu novo contratado tem que lembrar onde ficam os banheiros, onde fica o refeitório, aprender os nomes dos colegas de trabalho, descobrir a cultura da empresa e, além disso, está sendo inundado com todos os processos que terá que aprender. Iniciar o processo de integração com pelo menos uma semana de antecedência pode dar ao seu novo contratado algum espaço para respirar e fazer com que ele se sinta menos sobrecarregado no primeiro dia.

Envie aos novos contratados todos os módulos de treinamento que eles possam concluir em casa e e-mails para sua informação que possam ajudá-los a se preparar com antecedência, incluindo:

– Uma lista da documentação necessária para o primeiro dia de trabalho (ou seja: número do seguro social, comprovante de endereço, certificações).
– Um diretório de sua equipe, incluindo fotos, se possível.
– Boas-vindas de seu gerente direto.
– Um resumo passo a passo da localização do local de trabalho e onde relatar no primeiro dia.
– Uma introdução rápida sobre fluxo de trabalho ou um pequeno portfólio de projetos para examinar para que possam conhecer a empresa.
– Software ou aplicativos que eles precisarão baixar ou obter acesso.

Ao iniciar seu processo de integração antes do primeiro dia, seu novo colaborador chegará confiante e pronto para começar.

Para ter certeza de que você pensou em tudo que um novo contratado pode precisar no primeiro dia, peça a alguém em uma função semelhante para orientá-lo em um dia típico para ele – dessa forma, você pode ter certeza de que não perdeu nenhum item ou login.

2.Designe um amigo

Bill Watterson disse: “As coisas nunca são tão assustadoras quando você tem um melhor amigo”. E, quando se trata daqueles primeiros dias estressantes em um novo emprego, um amigo é uma ferramenta de integração inestimável.

Um programa piloto de integração da Microsoft, relatado na Harvard Business Review, descobriu que 56% dos novos contratados que receberam um amigo como parte do processo de integração indicaram que eram mais produtivos devido à conexão; essa porcentagem subiu para 97% quando o número de interações com o amigo foi superior a oito vezes nos primeiros 90 dias. A Microsoft também descobriu que 23% dos novos contratados disseram que seus amigos aumentaram sua satisfação com o processo geral de integração em relação aos novos contratados que não receberam um amigo. Resumindo: amigos trabalham.

Considere designar um colega de equipe para ser o companheiro de seu novo contratado, em vez de um gerente sênior ou direto. Isso pode ajudar seu novo contratado a se sentir mais confortável para fazer perguntas sobre o escritório, a cultura e os membros da equipe.

Atribuir um amigo oferece ao seu novo colaborador um espaço seguro onde ele pode fazer perguntas enquanto aprende mais sobre o fluxo de trabalho e a cultura da sua organização. Do ponto de vista gerencial, um amigo também pode transmitir informações sobre metas e progresso para ajudar a estruturar as atividades de integração em nível individual.

3.Envolva toda a equipe

Além da equipe de contratação, os membros da equipe e outros departamentos também devem estar envolvidos no processo de integração de um novo colaborador – afinal, são essas pessoas que irão mostrar-lhes o local e ajudá-los a se instalarem, e eles terão um grande impacto no envolvimento do seu novo contratado. Se a integração da equipe for negligenciada, um novo colaborador pode provocar reações nos colaboradores existentes, incluindo confusão, indiferença ou até mesmo desprezo.

Como tal, é importante que todas as partes tenham acesso e transparência no processo de integração. Isso inclui uma comunicação clara do líder da equipe, mesmo antes do primeiro dia da sua nova contratação. Manter os gerentes e líderes de equipe incluídos no processo de integração ajuda a garantir que as melhores práticas de integração sejam seguidas e pode ter um efeito positivo no engajamento e na retenção de colaboradores.

Os líderes de equipe já podem ter muitas tarefas a fazer, então considere ajudá-los no processo de integração, automatizando partes do processo. Por exemplo, ter lembretes e avisos pode ajudá-los a aumentar as interações com os novos contratados ou, se não tiverem tempo, ajude-os com um modelo de mensagem que possam personalizar facilmente para o novo contratado.

Antes de uma nova contratação começar em sua organização, um e-mail introdutório rápido pode ser muito útil. Deixe sua equipe saber alguns fatos básicos sobre o novo contratado, mas o mais importante, descreva sua função. Com sua equipe já integrada, eles estarão mais bem preparados para apoiar seus esforços e fazer com que seu novo contratado se sinta bem-vindo e pronto para o sucesso.

4.Incluir integração cultural

Embora uma parte importante da integração de novos contratados seja treiná-los em políticas e protocolos, a compreensão e o domínio dos procedimentos não se traduzem necessariamente na satisfação dos colaboradores.

Apresente ao seu novo contratado os valores fundamentais que informam a sua organização. Que tipos de habilidades ou valores uma pessoa precisa para ter sucesso em sua organização? Esses são aspectos importantes da cultura geral da sua organização que qualquer novo contratado deve considerar e, com o tempo, podem ajudá-los a prosperar.

Organize um evento social, como um almoço em equipe ou um café para o seu novo contratado (ou um grupo de novos contratados), para dar-lhes uma introdução à cultura da sua organização. Dessa forma, eles conseguem quebrar o gelo e conhecer a cultura da empresa em um ambiente mais informal.

Também é importante que seu colega de integração os apresente à cultura do local de trabalho da sua organização – jogos de curiosidades na hora do almoço às sextas-feiras, amor compartilhado por esportes de fantasia, a rivalidade amigável entre vendas e contabilidade – coisas que você não encontrará no novo manual do colaborador. Fazer com que seu amigo modele os valores da sua empresa e convide seu novo colaborador para as tradições de seu local de trabalho permite que os novos contratados se sintam parte da equipe desde o início.

5.Concentre-se no panorama geral

Uma das partes mais valiosas (e muitas vezes esquecidas) da integração de novos contratados é compreender a empresa a 30.000 pés de altura. Não, isso não significa levar seu mais novo colaborador para saltar de paraquedas; significa ajudar todos os colaboradores, independentemente do cargo ou departamento, a entender como sua organização opera sob diversos os ângulos.

É fácil se concentrar apenas nas funções específicas de um novo contratado. Mas, sem uma compreensão abrangente do seu papel no sucesso da empresa, essas funções podem parecer menos significativas. Um módulo de treinamento que conecta cada departamento ou um infográfico de fluxo de trabalho ajuda os novos contratados a ver e valorizar suas contribuições.

Ao serem transparentes e abertos sobre os objetivos da sua organização, os novos contratados são capazes de obter uma maior compreensão do seu próprio impacto e de como os objetivos da sua função contribuem para o crescimento da organização como um todo. Isso os ajudará a tomar decisões mais informadas nos primeiros meses em suas funções.

Embora possa ser tentador fornecer ao seu novo contratado todas as informações necessárias imediatamente, o excesso de informações pode fazer com que ele se sinta sobrecarregado. Tente:

– Enviar apenas informações que sejam imediatamente necessárias.
– Distribuir o processo de integração por algumas semanas.
– Criar módulos de treinamento para dividir o processo de treinamento.
– Estar organizado e ter uma progressão de aprendizagem são práticas recomendadas para a integração de novos colaboradores e podem ajudar os novos contratados a reter com sucesso tudo o que aprenderam durante o processo de integração.

6.Defina e meça o sucesso

Imagine tentar montar um quebra-cabeça sem saber como ele ficará quando terminar. Você poderá encaixar algumas peças e até mesmo terminar o quebra-cabeça – eventualmente. Sem a integração adequada, os novos contratados podem enfrentar uma situação semelhante: apesar de entenderem suas funções e objetivos, ainda assim podem lutar para entender o que sucesso significa para sua organização e como medi-lo.

Durante a primeira semana, sente-se com seus novos contratados e trace metas realistas e mensuráveis ​​para os próximos três meses e para além. Estabeleça metas que se concentrem em três tipos principais de expectativas: aprendizado, desempenho e crescimento, e determine como você medirá e comunicará o progresso durante este período.

Incentive seus novos contratados a registrarem seus objetivos iniciais, bem como quaisquer ideias que eles possam ter sobre suas funções. Eles terão uma perspectiva única e oferecerão um feedback valioso.

Definir expectativas e metas desde o início permite que seus novos contratados entendam o que precisam para ter sucesso e cria uma comunicação bidirecional para que você possa apoiar e orientar seu novo contratado para atingir essas metas.

7.Implemente um sistema de feedback

Como mencionamos, a comunicação aberta é uma parte importante do seu processo de integração de novos contratados. Na verdade, 45% dos candidatos que mudaram de emprego por meio da CareerBuilder disseram que a comunicação clara das responsabilidades foi um grande fator em sua satisfação durante o processo de integração. Defina um cronograma consistente para check-ins entre os novos contratados e seus gerentes para garantir que todos estejam na mesma página. Check-ins de 15 minutos semanais são uma ótima maneira de obter feedback constante sobre como o novo contratado está lidando com a integração.

Além disso, é importante estabelecer uma comunicação bidirecional durante os check-ins para ajudar a garantir que as expectativas sejam atendidas e qualquer desentendimento ou confusão seja resolvido imediatamente. Receber o feedback da sua nova contratação permite que você ajuste as práticas de integração para atender melhor às suas necessidades e às necessidades da sua organização.

Considere um modelo de pesquisa para obter feedback de novas contratações para ajudar a identificar qualquer área que possa precisar de ajuste. Certifique-se de que as pesquisas sejam anônimas para obter uma resposta honesta.

Estabeleça um processo de feedback contínuo. Fale com seus novos contratados e esteja preparado para fazer ajustes, conforme necessário, para tornar a integração mais eficaz e eficiente para novas contratações futuras.

8.Treine seus gerentes de integração

Em muitas organizações, o treinamento de novos contratados cai nas mãos de um supervisor, seja ele gerente de nível médio ou executivo. Embora isso tenha vantagens, a falta de treinamento formal pode levar a gerentes que não entendem a importância de práticas eficazes de integração, resultando em um aumento na rotatividade de novos contratados.

Treinar seus gerentes de integração para compreender os benefícios da integração de novos contratados e para ter uma ideia clara do que sua organização deseja alcançar com seu processo de integração pode ajudar a reduzir essa rotatividade e melhorar o engajamento. Um processo de treinamento formal com módulos de treinamento, guias e práticas recomendadas ajuda seus gerentes de integração a treinar os novos contratados de forma consistente, eficaz e produtiva.

Ofereça treinamento contínuo para gerentes de integração e oportunidades de desenvolvimento profissional para garantir que suas habilidades estejam sempre atualizadas.

Treine seus gerentes para incorporar a cultura organizacional no processo de integração. Dessa forma, seus novos contratados podem aprender mais sobre a cultura da organização enquanto aprendem como desempenhar suas funções com sucesso.

9.Automatize seu processo de integração

Se a sua organização já tem um programa de integração de novos contratados, mas ainda está lidando com alta rotatividade, pode ser hora de otimizar seu processo com uma ferramenta de integração automatizada.

Se sua organização não tem um processo formal de integração, uma ferramenta de integração automatizada pode ajudar a criar um fluxo de trabalho mais organizado e coeso. Muitas dessas ferramentas têm práticas recomendadas integradas para a integração de novos contratados, facilitando a personalização e a integração. Automatizar seu processo de integração também pode ajudar a:

– Manter o controle de tarefas e metas.
– Manter-se atualizado com lembretes e avisos.
– Alinhar gerentes e colaboradores em cada etapa.
– Economizar tempo e recursos.
– Simplificar a organização.

Certifique-se de que todos os seus colaboradores, novos e antigos, estejam cientes do novo sistema de integração e como usá-lo. Isso ajudará a facilitar a transição.

Conclusão

Seu processo de integração é a espinha dorsal da sua organização: ele se estende por todos os departamentos e tem um grande impacto na retenção, engajamento e moral dos colaboradores. Uma abordagem coesa e eficaz pode ajudar seus novos contratados a ter sucesso desde o primeiro dia e, ao longo do tempo, economizar dinheiro e recursos.

Mas lembre-se: o processo de integração não é fixo. A integração de novos contratados é um processo contínuo que pode ser ajustado e melhorado com o tempo, conforme necessário. Faça check-ins regulares com seus novos contratados e continue a ajustar seu processo de integração para atender às necessidades exclusivas de sua organização e seus colaboradores.

Fonte: https://elmlearning.com/
Imagem: Freepik

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