Onboarding: melhores práticas para integração de novos colaboradores

Contratar, demitir e recontratar pode parecer um ciclo interminável. Você precisa coletar inscrições, entrevistar candidatos e contratar um novo colaborador, apenas para descobrir que o colaborador tem desempenho inferior ou decide que o trabalho não é para eles.

Esse cenário não é incomum: uma pesquisa da BambooHR com 1.000 trabalhadores norte-americanos empregados descobriu que 68% deles deixaram o emprego nos primeiros três meses após serem contratados; 31 por cento saíram em seis meses: prova contundente de que os primeiros três meses de emprego são críticos para reter novos contratados e economizar tempo e dinheiro a longo prazo.

Então, o que uma organização deve fazer?

Em vez de mostrar a mesa do novo contratado e entregar um manual do colaborador, invista na integração de novos colaboradores para garantir a saúde da sua empresa e o sucesso futuro dos colaboradores.

Aqui estão nove práticas recomendadas de integração que podem ajudar todas as organizações na integração de novos colaboradores:

1. Comece antes do primeiro dia

O primeiro dia em um novo emprego é, em uma palavra, avassalador. Seu novo contratado está sendo inundado com a localização dos banheiros e refeitórios, os nomes dos colegas de trabalho e a cultura geral da sua empresa. Inicie o processo de integração com pelo menos uma semana de antecedência enviando treinamento que seu novo colaborador pode concluir em casa. Envie módulos de treinamento ou e-mails FYI que incluam:

  • Uma lista de documentos necessários para o primeiro dia de trabalho (ou seja: número do seguro social, comprovante de endereço, certificações)
  • Um diretório de sua equipe, incluindo fotos, se possível
  • Boas-vindas de seu gerente direto
  • Um resumo passo a passo da localização do local de trabalho e onde relatar no primeiro dia
  • Uma cartilha rápida sobre fluxo de trabalho ou um pequeno portfólio de projetos para examinar para que eles possam conhecer a empresa

Ao iniciar seu processo de integração antes do primeiro dia, seu novo colaborador chegará confiante e pronto para começar.

2. Atribua um amigo

Bill Watterson, autor das tirinhas de Calvin e Hobbes disse: “As coisas nunca são tão assustadoras quando você tem um melhor amigo”. E, quando se trata daqueles primeiros dias estressantes em um novo emprego, um amigo é uma ferramenta de integração inestimável.

Um programa piloto de integração da Microsoft relatado na Harvard Business Review descobriu que 56% dos novos contratados que receberam um amigo como parte do processo de integração indicaram que eram mais produtivos por causa da conexão; essa porcentagem subiu para 97% quando o número de interações com o amigo foi mais de oito vezes nos primeiros 90 dias. A Microsoft também descobriu que 23% dos novos contratados disseram que seu amigo aumentou sua satisfação com o processo geral de integração em relação aos novos contratados que não receberam um amigo. Resumindo: os amigos trabalham.

Atribuir um amigo dá ao seu novo colaborador um espaço seguro onde ele pode fazer perguntas enquanto aprende mais sobre o fluxo de trabalho e a cultura da sua organização. Do ponto de vista do gerenciamento, um amigo também pode transmitir informações sobre metas e progresso para ajudar a estruturar as atividades de integração em um nível individual.

3. Não se esqueça de integrar a equipe

Em seu entusiasmo por integrar um novo colaborador, não se esqueça de que parte do trabalho também deve se concentrar na equipe do novo contratado. Se a integração da equipe for ignorada, um novo colaborador pode provocar reações em seus colaboradores existentes, incluindo confusão, indiferença ou até ciúme.

Antes de uma nova contratação começar na sua organização, um e-mail rápido e introdutório pode ajudar bastante. Deixe sua equipe saber alguns fatos básicos sobre o novo contratado, mas o mais importante, descreva sua função. Com sua equipe já integrada, eles estarão mais bem preparados para apoiar seus esforços e fazer com que seu novo contratado se sinta bem-vindo e pronto para ter sucesso.

4. Incluir integração cultural

Embora o treinamento de novos colaboradores em políticas e protocolos seja importante, seu domínio dos procedimentos não significa necessariamente que eles ficarão satisfeitos no trabalho.

Também é importante que o colega de integração os apresente à cultura do local de trabalho da sua organização — jogos de sexta-feira de curiosidades na hora do almoço; amor compartilhado por esportes de fantasia; a rivalidade amigável entre vendas e contabilidade — coisas que você não encontrará no novo manual do colaborador. Ter seu amigo modelando os valores de sua empresa e convidando seu novo colaborador para as tradições de seu local de trabalho permite que os novos contratados se sintam parte da equipe desde o início.

5. Não seja muito específico

Uma das partes mais valiosas (e muitas vezes esquecidas) da integração de novos contratados é entender a empresa à distância. Não, isso não significa levar seu mais novo colaborador para longe; significa ajudar todos os colaborador, independentemente de sua posição ou departamento, a entender como sua organização opera de todos os ângulos.

É fácil ser pego concentrando-se apenas nas tarefas específicas de um novo contratado. Mas, sem uma compreensão completa de seu papel no sucesso da empresa, esses deveres podem parecer menos significativos. Um módulo de treinamento que conecta cada departamento ou um infográfico de fluxo de trabalho ajuda os novos contratados a ver e valorizar suas contribuições.

6. Defina o sucesso

Imagine tentar montar um quebra-cabeça sem saber como ele deve ficar quando terminar. Você pode encaixar algumas peças e até terminar o quebra-cabeça – eventualmente. Sem a integração adequada, os novos contratados perdem informações críticas nos primeiros meses no trabalho.

Embora um novo contratado possa entender um pouco sobre o que significa fazer bem, delinear o que sua organização define como sucesso cria um caminho claro e infunde confiança. Use sua integração como uma oportunidade para ajudar os novos colaboradores a entender exatamente o que se espera deles por meio de conselhos práticos e resultados específicos e tangíveis:

  • Usando exemplos concretos de experiências passadas e colaboradores
  • Definir expectativas para números de desempenho específicos, como um mês de vendas bem-sucedido
  • Criando uma escala para bons, melhores e melhores resultados. Use exemplos e enfatize as expectativas para os primeiros seis meses usando a escala. No primeiro mês, por exemplo, seu novo contratado pode estar na extremidade “boa” da escala, mas você espera que alcance o “melhor” no terceiro mês.
  • Pergunte ao seu novo contratado se ele está enfrentando alguma barreira para o sucesso. Se você definir expectativas, mas seu novo contratado não sentir que tem as ferramentas necessárias para alcançá-las, ele pode ficar frustrado.

Com os parâmetros certos claramente definidos desde o primeiro dia, seu novo contratado sabe exatamente como andar, correr e, eventualmente, correr para o sucesso.

7. Obtenha comentários

Uma das melhores práticas para integrar novos colaboradores é tão simples que muitas vezes é ignorada: pedir feedback. Novas contratações são uma fonte de riqueza quando se trata de medir, ajustar e executar o processo de integração. Agende algumas pesquisas para serem entregues no e-mail do seu novo contratado em intervalos regulares. Tente usar uma escala de classificação e comentários para obter uma visão completa e permitir que os novos contratados se sintam ouvidos.

8. Utilize diferentes métodos de treinamento

Ter uma página de novas contratações por meio de um guia do colaborador ou preencher planilhas pode fazer parte de uma estratégia robusta de integração; para realmente envolvê-los, você precisará de muito mais. Afinal, você provavelmente contratou alguém por causa de suas características únicas, então por que forçar cada colaborador a fazer exatamente o mesmo treinamento?

Em vez disso, crie uma integração que possa ser personalizada para cada contratação e sua nova posição. Ao incorporar gamificação (uma maneira segura de praticar habilidades), multimídia, aprendizado combinado e até ferramentas como vídeos rápidos e clipes de áudio, sua integração abrange todas as bases sem se sentir estagnada.

9. Não pare de integrar ainda

Uma pesquisa do CareerBuilder descobriu que, infelizmente, a maioria das empresas não gasta muito tempo na integração: 25% dos gerentes entrevistados admitiram que suas empresas passaram um dia ou menos na integração de novos contratados; 26 por cento deram uma semana; e 21% dedicaram um mês ao processo. Apenas 11% das empresas pesquisadas disseram que a integração dura três ou mais meses.

É preocupante ver como um processo de integração limitado leva à insatisfação dos gerentes e de seus novos contratados. Sem o treinamento adequado, os novos colaboradores não têm as ferramentas ou o conhecimento de que precisam para se destacar em seus trabalhos, o que geralmente é visto como um desempenho ruim. Os gerentes ficam frustrados e isso cria um ciclo interminável de novos colaboradores se sentindo (na melhor das hipóteses) atrofiados e (na pior das hipóteses) como se não fossem adequados para o trabalho ou sua organização.

Planeje eventos de integração para continuar até as marcas de 30, 60 e 90 dias. Ao criar um treinamento que construa em vez de descartar, os novos contratados gradualmente se tornam mais confiantes; ao mesmo tempo, os gerentes sabem como definir melhor as expectativas e avaliar o desempenho em nível pessoal. É uma maneira mais gentil e eficaz de treinar, pois você oferece aos novos colaboradores tudo o que eles precisam para ter sucesso.

A integração de novos colaboradores é inerentemente complicada: você contratou alguém para preencher uma necessidade que você tem agora. Dedicar um tempo para obter uma nova contratação completamente orientada pode parecer um luxo que você não tem.

Mas apressar o processo, usar o mesmo treinamento chato ou pular completamente o período de integração apenas prepara você e seu novo colaborador para o fracasso. Em vez disso, crie um treinamento de integração intencional, útil e claro para que seu novo contratado tenha o poder de ter sucesso no dia 1, dia 100 e dia 1.000.

Fonte: https://elmlearning.com/blog/